Päivitettyjä ohjeistuksia:
Seuraohjeita rahureille ja jojoille 12.4.2023
Täydennystä talousohjeisiin 19.4.2023
4. Talousasiat
4.1. Seuran talous
Seura maksaa toiminnan yhteiset kulut. Tällaisia ovat mm. valmennus- ja junioripäällikön kulut, maalivahtikoulun valmennus ja jäät, seuran toimisto, kirjanpito ja tilintarkastus, valmentajien ja toimihenkilöiden koulutus, seuran toimitilojen vuokrat sekä pelaajien pelipaidat. Seura maksaa keskitetysti myös hallien jäälaskut, tuomarikulut ja valmentajien kulukorvaukset. Nämä varsinaisesta harrastamisesta aiheutuneet kulut veloitetaan kuukausittain käytön mukaisina ikäryhmiltä.
Yhteiset kulut seura kattaa seuramaksulla ja Järvenpään jäähallin Haukkakahvion tuotolla. Johtokunta laatii kevätkokoukselle vahvistettavaksi seuraavan kauden (kesä – toukokuu) talousarvion, minkä pohjalta seuramaksu määrätään. Se maksetaan kolmessa erässä, ensimmäinen erä kesäkuussa, toinen lokakuussa ja kolmas tammikuussa.
Haukkakahviota hoidetaan talkooperiaatteella ikäryhmien toimesta. Kaikki Haukkaperheet ovat velvollisia osallistumaan vuorollaan myyntityöhön kahviossa.
4.2. Ikäryhmien talous
Jokainen haukkaikäryhmä laatii kausittain talousarvion, joka perustuu alkavan kauden toimintasuunnitelmaan. Talousarvion lähtökohtina on pidettävä sitä, että ikäryhmän 1) kulut katetaan tuloilla ja 2) toiminnassa noudatetaan säästäväisyyttä, kaikkien ikäryhmien on kauden mittaan selviydyttävä kaikista sitoumuksistaan oikea-aikaisesti.
Pääosa ikäryhmän tuloista kerätään pelaajien vanhemmilta, tukimaksuina. Jotta toiminta ei rasittaisi liikaa perheiden taloutta ja siten karsisi harrastajien määrää, on toiminta ja rahankäyttö suunniteltava huolellisesti ja kustannustietoisesti. Ikäryhmän rahastonhoitaja esittelee laatimansa talousarvion vanhempainkokoukselle hyväksyttäväksi. Talousarvion perusteella määritellään ikäryhmän
kausimaksujen suuruus, joka voidaan jakaa useammalle kuukaudelle. Kuukausimaksuja on syytä kerätä pelaajilta kauden kaikkina kuukausina, jolloin vältetään suuret maksupiikit alkusyksystä.
Tuloja voidaan hankkia myös järjestämällä turnauksia, hankkimalla ilmoituksia turnaus- tai seurajulkaisuihin sekä talkootyöllä erilaisista aktiviteeteista. On huomattava, että seuran ja sen jonkin ikäryhmän nimissä hankitut varat on käytettävä kaikkien seuran tai ikäryhmän pelaajien hyödyksi. Varainhankinnassa on noudatettava verotukseen liittyviä lakeja ja asetuksia ja huomioitava seuran asema yleishyödyllisenä yhdistyksenä. Kaikki veronkiertoon viittaavat järjestelyt on kielletty.
Ikäryhmien talous on osa seuran taloutta. Seura avaa jokaiselle aloittavalle ikäryhmälle oman pankkitilin ja seuran johtokunta myöntää tilinkäyttöoikeuden ikäryhmän rahastonhoitajalle. Seura on kirjanpitovelvollinen, joten ikäryhmän kaikki kulut ja tuotot on kirjattava seuran kirjanpitoon. Kaikesta rahankäytöstä on oltava tosite, pankin tiliote tai kuitti, kirjanpitoon toimitettavaksi. Tositteet tarkastetaan ja hyväksytään eri henkilöiden toimesta (rahastonhoitaja, joukkueenjohtaja) ja tiliöidään seuran kirjausohjeessa annetuille kirjanpidon tileille.
Ikäryhmillä ei saa olla käteiskassoja vaan ikäryhmän varat ovat pankkitilillä, josta kulut maksetaan. Jos tililtä joudutaan nostamaan rahaa käteiseksi, on rahankäytöstä oltava aina tosite
.
Ikäryhmän on maksettava seuralle sen maksamat jäämaksut, tuomari- ja valmennuskulut eräpäivinä, jotta seura voi ajallaan suoriutua velvoitteistaan. Mikäli ikäryhmälle alkaa kertyä maksurästejä, johtokunta sopeuttaa ikäryhmän toiminnan sen maksukykyä vastaavaksi.
Ikäryhmät maksavat suoraan lajiliitoille pelaajien lisenssimaksut.
Kaikki ikäryhmän pankkitilin varat ovat seuran omaisuutta. Toiminnan loputtua ikäryhmä ei voi palauttaa tilillään olevia varoja tai luovuttaa seuran omaisuutta yksityishenkilöille. Lopettavan ikäryhmän kaikki varat ja tavarat jäävät seuralle.
4.3. Varusteet ja seura-asut
Seura hankkii ikäryhmille pelipaidat kaudeksi kerrallaan. Kauden päätyttyä paidat kerätään pois pelaajilta, pestään ja palautetaan seuran toimistoon huoltopäällikölle tai sovitaan hänen kanssaan paitojen käytöstä myös seuraavalla kaudella.
Muut pelivarusteet hankkii ikäryhmä tai jokainen pelaaja itse. Sukissa ja pelihousuissa on noudatettava seuran hyväksymää värilinjaa.
Seura suosittelee, että F- ja D -ikäryhmät hankkivat joukkueidensa käyttöön maalivahdeille säärisuojat, rintapanssarit, kilvet, räpylät ja maalivahdin mailat. Niitä voidaan kierrättää tuleville ikäluokille. Maalivahtiuran ratkettua pelaajat hankkivat usein varusteensa itse, jolloin ikäryhmä voi tukea pelaajaa hankinnoissaan.
Ikäryhmät hankkivat huoltajille huolto- ja ensiapulaukkuja yhdet kutakin joukkuetta kohden, juomapulloja ym. välineistöä tarpeen mukaan. Seuralla on teroituskoneet Järvenpään jäähallissa ja tekojäällä. Näiden kunnosta huolehtii huoltopäällikkö.
Ikäryhmät tilaavat ja maksavat hankkimansa seura-asut suoraan johtokunnan osoittamalta sopimustoimittajalta.
Seura suosii varusteiden kierrätystä ja järjestää tarpeen mukaan ns. varustemyyjäiset.