Seuraorganisaatio ja toimenkuvat

Seuraorganisaatio


Organisaatiokaavio

Seuraorganisaatio

Jääurheiluseura Haukat ry on yleishyödyllinen yhdistys, jossa ylintä päätäntävaltaa käyttävät seuran jäsenet yhdistyksen vuosikokouksissa. Näitä on kaksi vuosikokousta, kevät- ja syyskokous, sekä erityisistä syistä kokoon kutsuttavaa ylimääräiset vuosikokoukset.

Kevätkokouksessa päätetään seurassa harjoitettavista jääurheilulajeista, käsitellään seuran tulevan kauden toimintasuunnitelma ja talousarvio, täydennetään johtokuntaa erovuoroisten jäsenten osalta sekä valitaan johtokunnalle puheenjohtaja, jota kutsutaan myös seuran puheenjohtajaksi. Syyskokouksessa käsitellään päättyneen kauden tilinpäätös ja päätetään johtokunnan vastuuvapaudesta kyseisen tilikauden osalta. Molemmissa kokouksissa voidaan tehdä päätöksiä myös sellaisista seuran kannalta merkittävistä asioista, jotka kuuluvat vuosikokouksessa päätettäviksi.

Seuran johtokunta johtaa ja kehittää seuran toimintaa ja vastaa sen taloudesta. Johtokunta vastaa vuosikokouksissa tehtyjen päätösten toteuttamisesta ja vuosikokousten valmistelusta. Se pitää yllä jäsenluetteloa, tekee seuran toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen ja laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion kullekin kaudelle. Johtokunta hoitaa seuran tiedotustoimintaa ja ulkoisia suhteita. Se valitsee ja erottaa seuraan palkattavat toimihenkilöt ja sopii heidän eduistaan. Johtokunta valitsee organisoituessaan keskuudestaan seuran lajitoiminnasta, taloudesta ja viestinnästä vastaavat johtokunnan jäsenet.

Toiminnanjohtajan työnkuva

  • Toimii seuran urheilutoimen johtajana ja vastaa seuratoiminnan ja urheilutoiminnan ladun kehittämisestä ja valvonnasta
  • Johtaa seuran operatiivista toimintaa
  • Toimii pääsääntöisesti seuran edustajana yhteistyötahojen suuntaan
  • Vastaa seuran kahviotoiminnan kehittämisestä ja ylläpitämisestä. Toimeenpanija on kahviovastaava.

Valmennuspäällikkön työnkuva

  • Vastuu jääkiekon U13-U22 ikäluokkien toiminnasta
  • Vastuu KJT Haukat -seurayhteisön Järvenpään joukkueista
  • Jään jako ja varaukset, sekä jäähallin muiden tilojen hallinta
  • Vastuu seuran yläaste – ja lukioyhteistyön aamuharjoittelusta yhdessä jääkiekon ja ringeten junioripäälliköiden kanssa
  • Tekee seuran jääkiekon pelaajasiirrot


Junioripäällikkön työnkuva

  • Vastuu jääkiekon U8-U12 ikäluokkien toiminnasta
  • Vastuu Haukkakoulujen luistelu- ja kiekkokoulujen toiminnasta
  • Vastuu seuran Hat Trick -leireistä
  • Toimii jääkiekon valmennuspäällikön apuna seuran yläaste – ja lukioyhteistyön aamuharjoittelussa yhdessä ringeten junioripäällikön kanssa

Ringeten valmennuspäällikön työnkuva

  • Vastuu ringeten C- ja B -junioreiden, sekä edustus joukkueen toiminnasta
  • Seuravalmentajien rekrytointi ja toiminnan ohjaaminen sekä koulutus
  • Tekee seuran ringeten pelaajasiirrot

Ringeten junioripäällikön työnkuva

  • Vastuu jääkiekon G-E -junioreiden joukkueiden toiminnasta
  • Vastuu Haukkakoulujen ringettekoulun ja temppujumpan toiminnasta
  • Vastuu seuran ringeten Hat Trick -leireistä
  • Toimii jääkiekon valmennuspäällikön apuna seuran yläaste – ja lukioyhteistyön aamuharjoittelussa yhdessä jääkiekon junioripäällikön kanssa

Taloudenhoitajan työnkuva

  • Seuran kirjanpito, sisältäen tositesyötön, osallistuminen seuran budjetin laadintaan, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatiminen
  • Joukkueiden taloudenhoidon ja kirjanpidon seuranta ja ohjaus.
  • Seuran sisäisen ja ulkoisen laskutuksen ja rahaliikenteen hoito ja valvonta, kuten mm:
    • laskutus seuralta joukkueille, mm. jäät ja sarjamaksut
    • seuraan tulevien laskujen maksu
    • seuran toimihenkilöiden ja valmentajien laskut ja kulukorvaukset
  • Raportointi johtokunnalle kuukausittain.
    • kassavirtaennusteen laatiminen noin 4 -5 kertaan kaudessa
  • Palkkojen maksu ja tiedot verottajalle.
  • Muut johtokunnan osoittamat tehtävät.

Seuran huoltopäällikön työnkuva

  • seuran hallitsemien huoltotilojen hallinnointi (Järvenpää 1 ja 2 sekä Kellokoski) seuran käyttämien teroitustilojen ja luistinhuoltovarusteiden ylläpito
  • seuran pelipaitatilanteen inventaario, luettelointi ja hallinta sekä hankinta kaudesta 2018-19 alkaen. Kausittain hankittavien pelipaitahankintojen valmistelu
  • seuran ikäluokkajoukkueiden huoltotoiminnan tukeminen ao. joukkueen huoltajien kanssa siten, että joukkueella on osaavat ja sovittuja toimintamalleja noudattavat yhteisvastuulliset huoltajat
  • seura-asujen hankintojen valmistelu ja ohjeistaminen sekä jakaminen joukkueille. Joukkueet itse vastaavat tilaamisesta ja mahdollisista reklamoinnista tavaran toimittajien suuntaan
  • ohjata / seurata /tukea huoltovarusteiden hankintaa yt joukkueiden huoltajat
  • Seuran omistaman materiaalin inventaario, luettelointi ja hallinta (joukkueilla lainassa seuran materiaalia)
  • huoltajien (muidenkin?) ensiapukoulutuksen järjestäminen ja varmistaa joukkueiden ea materiaalin laatu
  • järjestää joukkueiden huoltajien koulutus ja opastus seuravarusteiden ja teroituskoneiden osalta jos tarvetta ilmenee (tälle kaudelle mies-miehelle jo suunnilleen hoidossa)
  • osallistua seuran osoittamiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin (oma valinta) sekä aktiivisesti ja oma-aloitteisesti kehittämään tietotaitoaan ja omaa vastuualuettaan
  • huoltajarekisterin ylläpito


Kahvionhoitaja vastaa Haukkakahvion käytännön asioiden hoitamisesta sekä kahvion kirjanpidosta.

Seuralla on Tähtiseuroilta vaadittu ongelmanratkaisuelin. Siinä ovat jäseninä seuran puheenjohtaja, lajitoiminnasta vastaava johtokunnan jäsen, valmennuspäällikkö ja junioripäällikkö. Ryhmän tehtävänä on käsitellä ja ratkaista pelaajan/pelaajien kohteluun liittyvät erimielisyydet ja ongelmat. Esittelijänä toimii toiminnanjohtaja tai valmennuspäällikkö.

Ikäryhmän toimintaorganisaatio

Seuran jääkiekon- ja ringeten lajitiimit nimeävät ikäryhmille vastuuvalmentajan ja muun tarvittavan valmennusryhmän. Seura tekee valmentajasopimukset vastuuvalmentajien kanssa.

Ikäryhmän vanhempainkokous esittää keskuudestaan muut ikäryhmän toiminnan pyörittämisestä vastaavat henkilöt. Ikäryhmän tarvitsemat toimihenkilöt ovat valmennus ryhmä, joukkueenjohtaja(t), rahastonhoitaja(t) ja huolto ryhmä.

Vanhempien tehtävä on kuljettaa, kustantaa ja kannustaa, sekä omalla esimerkillään tukea ikäryhmän toimintaa ja luoda positiivista ilmapiiriä. Vanhemmat hoitavat toimitsijavuorot ikäryhmän otteluissa. Jokaiselle ikäryhmälle tulee hoidettavaksi kauden aikana myös kahviovuoroja seuran kahviosta. Kaikkien vanhempien osallistuvat vuorollaan ikäryhmän toiminnan ja tapahtumien järjestelyihin. Ikäryhmien johtoryhmät huolehtivat yhdessä seuran urheiluvastaavien kanssa siitä, että seuran toimintaperiaatteet ja sovitut pelisäännöt toteutuvat ikäryhmän toiminnassa ja tapahtumissa.

Joukkueiden johtoryhmien toimenkuvat ja vastuualueet tulee määritellä ennen kauden alkua selkeästi. Toimihenkilöiden ja koko joukkueorganisaation toiminnan kannalta erityisen tärkeää on toimiva yhteistyö. Yhteistyöllä sekä toimenkuvien ja vastuualueiden suunnitelmallisella jakamisella joukkue saavuttaa mahdollisimman tehokkaan tavan toimia.

Toimihenkilöiden toimenkuvat

Vastuuvalmentaja

Vastuuvalmentajalle kuuluu valmennuksellisen, harjoituksellisen sekä kilpailutoiminnallisen suunnittelu-ja toteutusvastuun lisäksi kokonaisvastuu joukkueen toiminnasta. Vastuuvalmentaja vastaa kaikista pelillisistä ja pelitaktisista asioista, joiden toteuttamiseen hänen on saatava täysi työrauha. Vastuuvalmentajan on joukkueen muu johtoryhmä, joka tukee ja toteuttaa toimintaa sen henkilöiden vastuualueiden ja yhteisesti sovittujen tavoitteiden mukaisesti.

Joukkueenjohtaja

Joukkueenjohtajan vastuualue on joukkueen taloudellisten ja hallinnollisten sekä laajasti ajateltuna urheilua tukevien tausta-asioiden hoitaminen. Apuna joukkueenjohtajalla ovat joukkueen johtoryhmä sekä vanhempien tuki- ja työryhmät. Yhteistyöllä joukkueenjohtaja saavuttaa tehtävässään parhaan madollisen tuloksen. Jos joukkueessa ei ole rahastonhoitajaa, joukkueenjohtaja hoitaa myös nämä tehtävät. Joukkueenjohtaja turvaa tausta-asioiden hoitajansa valmentajien pelaajien ja koko joukkueen työrauhan säilymisen.

Huoltaja

Huoltaja on oman tehtävänsä ammattilainen, joka osaamisellaan tuo tärkeän panoksen koko joukkueen toimintaan. Huoltajan vastuualueena on joukkueen materiaalinen hyvinvointi. Huoltaja toimii pelaajien apuna varusteiden toimintakunnon varmistajana. Hän voi myös tarvittaessa hoitaa pienimuotoisia tapaturmia. Huoltajat hoitavat pelaajien nestehuoltoa harjoitusten ja otteluiden aikana pitämällä riittävää määrää juotavaa tarjolla.

Huoltajien tehtäviä ovat mm.

  • huolto- ja ensiapulaukusta huolehtiminen.
  • luistinten ja muiden varusteiden kunnosta vastaaminen.
  • varusteiden ja huoltovälineiden hankinnasta vastaaminen.
  • joukkueen juomista harjoituksissa ja otteluissa vastaaminen.
  • seuran antamista pelipaidoista ja muista varusteista vastaaminen myönteisen ilmapiirin kehittäminen.

Huoltajien on oltava perillä joukkueen budjetista, jotta he voivat suunnitella joukkueen varustehuollon ja -hankinnat talousarvion mukaisesti. Ollessaan tietoisia taloudellisista rajoitteista he pystyvät asettamaan hankintoja tärkeysjärjestykseen ja miettimään, mitä hankintoja voidaan jättää tarvittaessa toteuttamatta ja mitä voidaan hoitaa esimerkiksi vanhoja välineitä korjaamalla.

Usein huoltajan tehtävässä varsinaisen käytännön käsityön ohella nousee esiin rooli joukkueen ilmapiiriin vaikuttajana. Niin pelaajien omat varusteet kuin joukkueen yhteiset tavaratkin ovat pelaajien työkaluja, joiden ympärillä he ja huoltajat yhdessä tiiviisti toimivat. Useimmille pelaajille varusteiden kunto ja niiden oikea kohteleminen on erityisen tärkeää, jolloin huoltajan rooli pelaajan auttajana korostuu. Huoltajalla on mahdollisuus usein auttajana ja kaverina päästä lähemmäs joukkueen elämää kuin muilla johtoryhmän jäsenillä. Tällöin hänen merkityksensä joukkueen ilmapiiriin kehittäjänä näkyy selkeästi.

Huoltajan tehtävä on varsinkin juniori-ikäisten joukkueissa myös kasvatuksellinen ja opetuksellinen. Hänen tulee ohjata pelaajia huolehtimaan varusteistaan ja toimintaympäristöstään. Ympäristökasvatus ja kestävään kehitykseen opettaminen ovat tärkeitä tekijöitä huoltajan opettaessa pelaajia kantamaan vastuutaan ympäristöstään ja yhteiskunnasta. Nuoria pelaajia tulee opastaa myös henkilökohtaisen hygienian huolehtimisessa ja terveyskasvatuksellisissa asioissa.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitaja vastaa joukkueen kirjanpidosta ja maksuliikenteestä. Hän tekee tiivistä yhteistyötä joukkueenjohtajan kanssa ja suorittaa joukkueen toiminnasta aiheutuvat taloudelliset toimenpiteet, esimerkiksi laskujen maksamiset ja niiden kirjaamiset joukkueen kirjanpitoon. Rahastonhoitajalle voi usein kuulua myös talousarvion toteutumisen valvonta, osallistuminen toimintasuunnitelman laatimiseen, talousasioissa yhteydenpito emäseuraan, joukkueen tilinpäätökseen valmistaminen, joukkueenjohtajan hyväksyminen laskujen maksuun hoitaminen sekä joukkueen tilien oikeellisuudesta vastaaminen. Joukkueelle on hyvä valita sen oman tilin tarkastamisesta vastaavat henkilöt, jotka valvovat joukkueen rahojen käytön oikeellisuutta.

Toimenkuvien kuvauksen lähde: Valintoja ja Yhteistöitä. Joukkueenjohtajan käsikirja SJL


   
Lisää uutisia
Jääurheiluseura Haukat
«  Syyskuu   »
Kategoriat